一、党政管理机构
（一）党委办公室、校长办公室
1、党务材料
（1）上级党组织有关党的建设的文件。
（2）上级机关或负责人针对本校的指示、批复、通报、批示、讲话。
（3）本校党代会文件材料
①召开党代会的请示和批复、大会筹备计划、通知、工作报告、议程、决议、记录、总结、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、录像。大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍。大会选举办法，选举结果和上级批复等。
②提案及办理情况。会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录、会议收到的重要贺电、贺信。
③工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样。
（4）学校党委（扩大）会、书记办公会、民主生活会等会议记录、纪要。
（5）党委向上级有关部门的请示。
（6）党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)。
（7）党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知。
（8）以党委名义召开的工作会议材料。
（9）校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料。
（10）校党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿。
（11）省级及以上领导、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作时的讲话、报告、题词等材料。
（12）党群系统启用新印章的文件和印模及旧印章。
（13）重要的群众来信来访及处理材料（有领导批示和处理结果的）。
（14）党委与有关机关联系、协商工作的来往文件。
（15）其它有保存价值的材料。
2、行政材料
（1）学校规章制度。
（2）学校年度工作计划、总结。
（3）校务会、校长办公会会议记录、纪要。
（4）校领导在全校性的工作会议、座谈会上的重要讲话，参加校外会议发言稿，声像材料。
（5）学校向上级的请示及其批复。
（6）本校发展规划、计划及上级批复。
（7）有关全校性工作的调查材料和经验总结。
（8）学校发生的重大问题的处理文件材料。
（9）启用印章的文件和印模及旧印章。
（10）吉首大学年鉴。
（11）获上级表彰的文件、证书、奖牌奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
（12）其它有保存价值的文件材料。
（二）党委组织部、党校
1、组织工作
（1）上级关于组织工作的文件
（2）组织工作规章制度
（3）本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料及重要统计。
（4）组织部召开的重要会议记录、纪要、决定等材料。
（5）本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知。
（6）科级以上干部任免、调动、离休、享受待遇的决定、批复、通知等(包括上级批准的，要附任免呈报表)。
（7）校级干部年度考评材料。
（8）副处级以上干部名册。
（9）分党委、总支、直属支部、支部改选报告、审批材料。
（10）分党委、总支、直属支部、支部委员名册。
（11）党员名册。
（12）关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格，党员退党文件材料。
（13）发展新党员、预备党员转正的名册。
（14）党员和党组织情况统计年报表。
（15）党组织关系转入介绍信、转出介绍信存根。
（16）先进党支部、优秀党员和先进党务工作者的名单及市级以上先进事迹材料。
（17）出席市级以上党代会代表名单、登记表。
（18）表彰优秀党员、干部奖励、考核、党员干部教育、党校工作形成的文件材料，离休干部材料。
（19）以组字文号编制的文件。
（20）获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
（21）其它有保存价值的文件材料。
2、党校工作
（1）上级有关党校工作的文件。
（2）党校工作计划、总结。
（3）党员和入党积极分子培训计划、方案、名册、专题总结。
（4）党校采用教材目录，自编（出版）教材。
（5）其它有保存价值的资料。
（三）党委宣传部
1、上级有关宣传工作的重要文件。
2、宣传工作规章制度。
3、本校宣传工作计划、决定、报告、通知、总结、重要统计。
4、教职工政治思想工作动态及调查材料。
5、理论学习的决定、通知、计划、总结。
6、党委中心学习组的会议记录、纪要。
7、教职工法制教育的文件材料。
8、对外宣传报道材料（报刊原件或复印件）。
9、省级及以上领导、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作的照片、视频等声像资料。
10、历届党代会、教代会、职代会、学代会、团代会等学校党政重大会议的各种照片、视频等声像资料。
11、校庆及重大纪念日活动的各种照片、视频等声像资料。
12、教学、科研、外事工作中形成的重要照片、视频等声像资料。
13、校外电视、网络媒体报道学校的视频音频资料。
14、获上级党委宣传部门表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
15、《吉首大学报》合订本。
16、以学校宣传部文号编制的文件。
17、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
18、其它有保存价值的文件材料。
（四）党委统战部
1、上级关于统战工作的文件。
2、统战工作规章制度。
3、本校统战工作计划、决定、报告、通告、总结。
4、统战工作情况调查、典型材料、统计报表。
5、本校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料。
6、台、港、澳和侨务工作材料。
7、各民主党派成员和负责人名册及有关材料。
8、统战工作重要会议记录。
9、以学校统战部文号编制的文件。
10、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
11、其它有保存价值的文件材料。
（五）党委学生工作部、学生工作处、党委武装部
1、学生工作
（1）上级关于学生工作的文件。
（2）学生工作规章制度。
（3）学生工作计划、总结、统计。
（4）学生工作典型材料。
（5）学生思想政治工作队伍的选拨、管理文件。
（6）学生思想政治工作人员名单。
（7）学生心理健康教育与咨询材料。
（8）学生宿舍精神文明建设材料。
（9）学校辅导员大赛材料，参加省级、国家辅导员比赛材料。
（10）勤工助学、国家助学贷款、国家奖学等有关材料。
（11）优秀学生奖学金评选材料。
（12）学生违纪处分处理材料。
（13）获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
（14）以学字号发文的文件。
（15）其它有保存价值的文件材料。
2、武装部工作
（1）学生应征入伍材料。
（六）党委离退休工作部、离退休工作处
1、上级关于离退休职工管理工作的文件。
2、离退休职工管理工作规章制度。
3、本校离退休职工管理工作计划、总结、重要统计。
4、本校教职工离休、退休人员名册
5、离休、退休人员增减等情况统计表。
6、关心下一代工作委员会资料、老年大学资料。
7、离退休重要活动、工作经验交流等材料。
8、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
9、其它有保存价值的文件材料。
（七）发展规划与学科建设处、省部共建工作办公室
1、学校发展规划、学科发展规划。
2、学校现代大学制度建设与政策法规材料。
3、学校法律事务材料。
4、学校教育统计报表。
5、上级有关学科设置的文件材料。
6、学校学术委员会工作材料。
7、学科评估、申报、审批材料。
8、学术梯队建设、重点学科材料。
9、学科建设计划、总结材料。
10、学科建设统计报表。
11、省部共建材料。
12、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
13、其它有保存价值的文件材料。
八、教务处、张家界校区教学科研管理办公室
（一）综合
1、上级下达的有关教学工作的文件材料。
2、上级主管机关对学校及学院教学检查、调查以及在学校召开的教学现场会议所形成的材料。
3、教学管理制度。
4、教学质量报告。
5、教务处编制的教学工作要点、教学周历、教学工作总结。
6、教字号文件。
7、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
8、其它有保存价值的文件材料。
（二）学籍管理
1、学生证、校徽和毕业证书、学位证书、结业证书的样本。
2、学生手册。
3、毕业生成绩总册。
4、学生学籍变更年度汇总表。
5、颁发的毕业证、学位证、双学位证书名册。
6、推荐免试攻读硕士学位研究生的学生名册。
（三）教务管理
1、课程开出情况表。
2、教师调停课情况统计表。
3、人才培养方案。
4、校历。
5、重修情况表。
6、辅修情况表。
7、本科生教学资格证申报情况表。
8、教材、教学指导书、实习指导书和习题集等的使用情况表。
（四）考试管理
1、课程考试科目表、考试记录及统计表。
2、试题库建设、使用情况表。
3、大学英语四、六级考试成绩表。
4、艺体专业大学英语应用能力考试成绩表。
5、计算机等级考试成绩表。
6、专升本考试总结。
（五）素质教育
1、通识课程开课情况表。
2、通识课程建设项目立项、结题情况表。
3、通识课教材出版情况表。
4、通识课教材使用情况表。
5、立人教育工作总结。
（六）教学研究
1、专业与课程建设计划和总结。
2、专业与课程建设项目立项、结题情况表。
3、教研教改课题立项、结题情况表。
4、教师和学生教学研究的重要成果（专著、论文）、成果鉴定、获奖等材料。
5、网络课程建设、使用情况表。
6、教材建设情况表。
7、教学奖励情况表。
（七）教学实践与实践教学基地建设
1、实践教学基地建设情况表。
2、教育实习总结材料。
3、毕业论文情况表。
（八）学科竞赛与创新
1、学生参加学科性竞赛成绩统计表。
2、创新性实验项目立项、结题情况表。
九、人事处
（一）综合
1、上级文件。（人事、职称等相关文件）
2、人事处文件。（计划、总结、通知、聘文等）
3、教职工年度考核表。
4、单位及个人的荣誉奖励的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及复印件。
（二）人事
1、教职工名册。
2、校内机构编制的核定、变化等有关材料。
3、上级有关人事工作的文件、批复等。
4、上级关于机构设置、职能配置和人员编制等工作的文件材料。
5、教职工的招聘、调入的转移行政关系介绍信、商调函等文件材料。
6、教职工调入、辞职、调离及校内岗位异动的名册及有关材料。
7、其它有保存价值的文件材料。
（三）劳资
1、上级关于劳资方面的政策文件。
2、教职工转正定级审批表。
3、工资发放明细。(交2017年9月份以后的材料）
4、教职工职务职称晋升工资审批表。
5、教职工薪级工资正常晋升审批表。
6、教职工退休审批表。
7、其它有保存价值的文件材料。
（四）师资
1、上级关于师资、职称评定、出国（境）的工作文件。
2、师资培养、管理工作计划、规定、总结、通知、通报等。
3、教职工职称评定表、申报材料、档案。
4、教师资格证办理有关材料。
5、学校各类高层次人才材料、高层次人才引进材料。
6、特聘教授、客座教授、兼职教师名册及有关材料。
7、博士后科研流动站工作的有关材料。
8、教职工获政府特殊津贴的文件及证书复印件。
9、其它有保存价值的文件材料。
（十）财务处
1、综合
（1）上级有关财务管理工作的文件材料。
（2）上级下达各类经费指标的通知文件和复函。
（3）本校财务工作计划、总结、请示、批复。
（4）学校有关财务管理的规章制度。
（5）会计移交清册。
（6）获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
（7）其它有保存价值的文件材料。
2、会计报表
（1）会计年度预算、决算报表(含文字说明)。
（2）年度预算报表(含文字说明)。
（3）会计月度、季度报表。
3、会计帐薄
（1）总帐。
（2）明细分类账簿。
（3）现金日记帐、银行日记帐。
4、会计凭证
（1）各种会计凭证（包括原始凭证、记账凭证和传票汇总表）。
5、工资发放明细。(交2017年8月份以前的材料）
（十一）科技处
1、上级下发的科技工作文件。
2、学校有关科研工作的重要决定、规定、管理办法。
3、科技工作年度计划、总结，科技工作年度统计报表。
4、各类纵向科研项目计划批文、项目汇总清单。
5、科研项目中期检查、结题检查的单位汇总情况。
6、重点实验室、科研平台等部门课题申报、立项、验收材料和管理材料。
7、本校教职工主编或参编的正式出版的专著，获奖专著。出版的专著和发表的重要论文的年度目录。
8、科研成果汇编材料。
9、成果鉴定材料。
10、成果申报及评审材料及成果奖励。
11、学校举办（参加）的重要学术会议、科技成果交流会、展览会的有关材料。
12、科研项目专项档案:
（1）研究准备阶段的材料：包括科研课题审批文件、论证材料与开题报告、任务书、委托书、协议书、合同、经费预算等。
（2）总结鉴定阶段的材料：包括专著、工艺技术报告、专家评审意见、鉴定证书、推广应用意见等。
（3）结题证书。
（4）科技成果申报阶段：包括科技成果登记表和报告表、获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或复印件、专利申请及证书。
（5）推广应用阶段：包括转让合同、协议书；成果宣传报导材料；国内外学术交流材料。
13、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
14、其它有保存价值的文件材料。
（十二）社会科学处
1、上级下发的科技工作文件。
2、各类纵向科研项目计划批文，项目汇总清单。
3、学校有关科研工作的重要决定、规定、管理办法。
4、科技工作年度计划、总结，科技工作年度统计报表。
5、科研项目中期检查、结题检查的单位汇总情况。
6、科研平台课题申报、立项、验收材料和管理材料。
7、本校教职工主编或参编的正式出版的专著，获奖专著。出版的专著和发表的重要论文的年度目录。
8、科研成果汇编材料。
9、成果申报及评审材料及成果奖励。
10、学校举办（参加）的重要学术会议、科技成果交流会、展览会的有关材料。
11、科研项目专项档案:
（1）结题项目材料：项目申请书、课题设计论证、立项通知、项目结项审批书、结题证书。
（2）获奖成果申报材料。
（3）获奖项目证件。
12、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
13、其它有保存价值的文件材料。
（十三）招生就业处
1、上级有关招生就业工作的文件材料。
2、招生就业工作规章制度。
3、招生宣传资料、招生简章。
4、招生工作计划、方案、总结。
5、新生录取名册及相应资料。
6、就业工作计划、方案、推介宣传资料、双选会议资料、总结、统计。
7、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料。
8、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
9、其它有保存价值的文件材料。
（十四）研究生处、研究生院、研究生工作部
1、综合
（1）上级下达的有关学位与研究生教育工作的文件材料。
（2）学位与研究生教育年度计划与总结。
（3）学校研究生教育管理制度
（4）学位与研究生教育综合统计报表。
（5）研究生院下发的文件。
（6）获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
（7）其它有保存价值的文件材料。
2、招生
（1）招生简章、专业介绍。
（2）博士、硕士研究生录取名册。
3、学籍管理
（1）研究生成绩总册。
（2）在校学生名册。
（3）学生学籍变更材料(休学、复学、转学、退学、转专业、更改个人身份信息、提前毕业)。
4、学生管理
（1）各培养单位分管研究生工作的领导、研究生秘书及研究生助管人员名单。
（2）国家奖学金、优秀毕业生、“三好学生”、学术奖等评选材料。
（3）研究生违纪处分材料，研究生事故处理材料。
（4）研究生会成员名单。
（5）研究生参加学科竞赛成绩统计表。
（6）其它有保存价值的文件材料。
5、培养过程
（1）各学科专业培养方案。
（2）研究生教育教学改革研究项目、研究生教材建设项目、研究生创新基地及创新项目申报、评估检查验收材料、审批结果材料。
（3）教师和学生教学研究的重要成果（专著、论文）、成果鉴定、获奖等材料。
（4）教学过程相关材料（课表、考试安排、教学检查、专业实践安排、研究生教育督导材料等）。
6、学位点建设
（1）学位点评估、申报、审批材料。
（2）博士、硕士研究生导师名册。
（3）学位评定委员会会议记录、决定。
（4）学位评定委员会授予各层次学位清单。
（5）学校下发的授予毕业及获得学位的决定文件。
（6）学校向上推荐优秀学位论文及获奖材料。
7、研究生个人培养档案（以每一名研究生为立卷单元，按已确定的归档清单执行，需移交）。
8、研究生人事档案（以每一名研究生为立卷单元，移交，随学生流动）。
（十五）保卫处
1、上级有关安全稳定工作的文件。
2、本校安全稳定工作所发文件和编印成册的规章制度。
3、本校安全稳定工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表。
4、本校领导在全省安全稳定工作会议上的书面报告或经验交流材料。
5、本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书。
6、反映本校公安保卫、消防工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等
7、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
8、其它有保存价值的文件材料。
（十六）审计处
1、级有关审计工作的文件。
2、学校审计工作规章制度。
3、审计工作计划、总结、报告。
4、审计工作统计年报及重要报表。
5、审计通知书、决定及部门、单位领导的审批意见和部门、单位下达的行文，审计意见书、移交处理书等审计公文。
6、审计报告、审计报告征求意见书，被审计单位的书面意见和审计组的书面说明，审定审计报告的记录、证据、审计工作底稿。
7、审计工作方案，检查审计意见书的落实情况和审计决定执行情况的报告和记录。
8、有关审计项目的请示、报告、批示、会议记录。
9、重要的来信来访，相关记录。
10、扣交款、停止拨款、冻结银行帐号的通知书和回执。
11、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
12、其它有保存价值的文件材料。
（十七）后勤管理处
1、上级有关后勤服务管理工作的文件（含实体管理人员聘任文件）、通知。
2、后勤服务管理工作制定及修订的各类规章制度、管理办法。
3、后勤服务管理工作的计划、报告、统计材料。
4、与有关单位签订的各类协议、合同清单目录（总表）。
5、校内公有房及水、电、气、路等维修改造的项目清单目录（总表）。
6、学校爱国卫生、防雷、防“四害”、卫生防疫和疾控管理工作材料。
7、学生城镇居民医保、教职工医疗困难补助工作材料。
8、承办的重要会议、重要活动等材料。
9、学校计划生育工作资料。
10、食品及饮水安全工作有关材料。
11、“两型校园”建设有关材料。
12、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
13、经济实体的年度财务报表。
14、临聘人员的花名册。
15、其它有保存价值的文件材料。
（十八）资产管理处
1、上级关资产管理方面的文件。
2、本部门制定的管理制度。
2、学校资产管理工作计划、总结、请示及上级批复。
3、学校各类房地产权证材料。
4、学校资产管理统计表及统计年报。
5、学校房地产资源转让、置换、买卖合同、协议。
6、学校与校外单位、个人签订的合同、协议等材料。
7、住房分配方案等材料。
8、处理房产、历史遗留问题的有关材料。
9、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
10、其它有保存价值的文件材料。
（十九）张家界校区办公室
1、工作计划、总结。
2、具有存档价值的相关工作材料。
3、校区组织的重大活动材料。
4、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
5、其它有保存价值的文件材料。
（二十）张家界校区后勤与保卫处
1、后勤服务管理工作计划、报告。
2、校内房产及水、电等管网维修、改造的计划、报告、批复、图纸等材料。
3、爱国卫生、防雷、防“四害”工作材料。
4、卫生防疫和疾控管理工作材料。
5、学生医保管理工作材料。
6、计划生育工作文件及领取独生子女证名册。
7、食品及饮水安全工作有关材料。
8、安全稳定工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表。
9、师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书。
10、反映校区公安保卫、消防工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等
11、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
12、其它有保存价值的文件材料。
二、纪检（监察）机构
纪委办、监察室
1、上级纪委关于纪检、监察工作的文件。
2、纪检、监察工作规章制度。
3. 纪检、监察工作计划、报告、决定、总结、调查材料及重要统计。
4、纪委发布的决定、指示、批转、通报和通知。
5、纪委会议记录、纪要。
6、党员处分、复查材料。
7、群众来信来访及处理意见。
8、反映本校纪检、监察工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等。
9、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
10、其它有保存价值的文件材料。
三、群团组织
（一）校工会
1、上级有关工会工作的文件。
2. 工会工作规章制度。
3、工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计。
4. 教代会有关文件材料
（1）请示、批复、通知、决议、议程、代表名单、学校工作报告、领导讲话、大会发言、选举结果报告。
（2）重要通知、大会纪要、候选人情况介绍、重要的贺电贺信、提案及办理结果。
（3）筹备工作计划、总结、会议工作小组材料、代表证。
5、表彰工会先进集体、先进个人的材料、名单。
6、劳模材料。
7、处分会员的有关材料。
8、工会委员会会议记录、纪要。
9、会员名册及基层工会干部名册。
10、女工工作材料。
11、以学校工会文号编制的文件。
12、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
13、其它有保存价值的文件材料。
（二）校团委
1、上级关于共青团工作的文件。（制度性的和表彰文件）
2、共青团吉首大学委员会工作规章制度。
3、团委工作计划、总结。
4、团代会、学代会会议手册、资料汇编手册。（包含召开会议的请示、批复、通知、代表名单、工作报告、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件，提案、贺信、重要照片）
5、团统相关工作资料。（团员统计信息汇总表、当年新发展团员名单、团干信息统计年报表，包含校级专职团干、兼职团干）
6、团委会议记录。
7、团委五四评优、优秀学生典型评选结果信息汇总。
8、团委牵头进行的重大活动的总结材料，组织的学生活动信息汇总表及立项书结项书。
9、以校团委文号编制的文件。
10《团委年鉴》《吉大先锋报纸》等汇编册子。
11、团委当年获奖统计表，证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
12、学生会干部信息表。
13、本校学生组织当年任职情况及信息表。
14、本校学生社团信息及社团活动统计表。（包含社团名称、负责人信息及届次、社团创办的年限、社员数量、主要的活动）
15、勤工俭学、社会实践总结册子等关材料。
16、学生会文件。
17、其它有保存价值的文件材料。
四、教辅与直属单位
（一）图书馆
1、图书馆各项规章制度。
2、图书馆年度工作计划、工作总结。
3、图书馆承办的重要会议、重要活动等材料。
4、图书馆获省级以上表彰的文件、证书、奖牌等材料的复印件。
5、其它有保存价值的文件材料。
（二）信息化办公室、信息网络中心
1、上级有关网络信息工作的文件。
2、学校信息化建设及数字（智慧）校园规划、总结、统计。
3、数字（智慧）校园建设、信息化建设、网络安全的规章制度和相关标准。
4、学校信息化建设领导小组、信息与网络安全工作领导小组工作计划、总结、会议记录。
5、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
6、其它有保存价值的文件材料。
（三）实验室与设备管理中心
1、上级有关实验室建设的文件。
2、学校有关实验室建设的重要通知、规定、请示、报告及批复。
3、实验室建设论证、评估、申报、审批材料。
4、上报上级主管部门的实验室信息统计数据。
5、上级及学校有关实验室建设与管理的规章制度。
6、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
7、其它有保存价值的文件材料。
（四）征地与基建办公室
1、上级关于基建工作的文件。
2、学校关于基建问题的请示、报告及上级批复。
3、基建工作规章制度。
4、学校基建工作计划、总结，大事记。
5、基建项目总体规划。
6、基建项目统计报表。
7、学校征地范围总体地质勘探、地形测量材料。
8、学校征地决定、请示文件和征地批准文件，签订的合同、协议书，土地证书，红线图，拆迁补偿协议。
9、会议记录、会议纪要。
10、基建项目专项档案
（1）可行性研究材料：项目建议书及上级批复；可行性研究报告（含选址、方案论证）；项目评估、环境预测、调查报告；设计任务书及计划任务书；招投标、合同文件（勘察设计、施工承包、监理委托等合同及中标通知书）。
（2）设计基础材料：工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土岩样及说明；地形、地貌控制点建筑物、构筑物、重要设备及安装测量定位、观测记录；水文、气象、地震等其它设计基础材料。
（3）设计文件：初步设计、技术设计、技术秘密材料、专利文件；设计计算书、设计说明书；关键技术实验；总体规划设计；设计评价、鉴定及审批；施工图设计。
（4）监理文件：监理规划、监理细则、监理月报；监理会议纪要中有关质量问题；工程开工/复工报审表及暂停令；工程延期报告及处理意见；质量事故报告及处理意见；合同争议、违约报告及处理意见；合同变更材料；工程监理竣工总结；质量评估报告；竣工结算审核意见书。
（5）工程管理文件：承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件；施工执照；环保三同时、消防、卫生；基建财务、器材管理（包括财务计划、年度计划、工程概算、预算、决算、交付使用的固定资产、主要材料消耗、器材管理等基建财务、器材管理等竣工材料）；工程现场声像材料（照片、录音、录像、光盘、磁盘）等条件等工程管理文件。
（6）施工文件：建筑工程综合管理记录；地基与基础工程施工及验收记录；主体结构工程施工及验收记录；建筑装饰装修工程施工及验收记录；建筑层面工程施工及验收记录；建筑设备安装工程综合管理记录；建筑给水、排水及采暖工程施工及验收记录；建筑电气工程施工及验收记录；智能建筑工程施工验收记录；通风与空调工程施工及验收记录。
（7）竣工图：建筑、结构、给排水、电气、设备室内专业竣工图；室外给水、排水、电力、电讯、燃气、道路、绿化等室外工程竣工图；竣工验收文件（包括建筑工程规划验收认可文件、质量评审文件、竣工验收报告、房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表）。
11、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
12、其它有保存价值的文件材料。
（五）学报编辑部
1、上级有关编辑出版工作的文件。
2、学报编辑出版工作规划、计划和总结。
3、学报编辑出版年度检验表、年检报告和统计年报。
4、学报编辑出版工作请示、报告及批复。
5、学报编辑部召开或举办重要会议会议记录、举行重大活动所形成的主要文件和材料。
6、学报编辑部管理和编辑出版工作规章制度。
7、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
8、《吉首大学学报（社会科学版）》和《吉首大学学报（自然科学版）》样刊。
9、其它有保存价值的文件材料。
（六）教育质量监控与评估中心、教师发展中心、教育科学研究院
1、上级关于教学监控与评估的文件材料与报告。
2、学校关于教学评估的自评材料及上级结论（含学院年度本科教学质量考核材料、学校学年本科教学质量报告、专业评估等）。
3、学校教学工作和教学质量的监控与评价材料（含教学督导团、学生教学信息员、教风学风检查等材料）。
4、教学质量监控与评价工作计划与总结。
5、组织教师参加国家级、省级、校级高校教师课堂教学竞赛活动及获奖材料。
6、教师教学培训与指导材料。
7、教师教学评价材料（含学生网上评教、教学督导评教材料等）。
8、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
9、教育专业硕士学位点建设材料。
10、高等教育科学研究材料，《教学与管理》期刊。
11、其它有保存价值的文件材料。
（七）采购与招投标管理中心
1、上级有关采购与招投标管理的文件。
2、学校招投标、集中采购工作的请示、报告、批示、会议记录。
3、学校制定的采购与招投标规章制度。
4、学校采购与招投标工作计划、总结、报告。
5、招投标工作统计年报及重要报表。
6、采购与招投标项目管理表、招投标文件、招投标谈判协商过程备案资料、中标通知书、采购合同等材料。
7、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
8、其它有保存价值的文件材料。
（八）校友工作办公室
1、校友会
（1）校友会工作形成的文件材料。
（2）校友接待、来往重要信函等材料。
（3）《吉大人》等内部刊物
（4）吉首大学校友名录。
2、教育基金
（1）吉大教育基金工作形成的文件材料。
（2）各类奖学（励）金申报、评审、授奖等文件材料及名单。
3、其它有保存价值的文件材料。
（九）国际合作与交流中心、港澳台事务办公室
1、综合
（1）上级关于外事工作的文件。
（2）学校外事工作年度计划、总结。
（3）外事工作会议材料。
（4）其它有保存价值的文件材料。
2、出国、出境的申请、批复材料。
3、来校申请、批复材料。
4、国际合作与会议
（1）中外合作校际交流协议、合同、备忘录。
（2）本校完成的国际合作项目、成果等材料。
5、留学生名册。
（十）文化教育场馆管理中心、档案馆
1、上级有关博物馆、档案工作的文件。
2、文化场馆、档案馆工作计划、总结。
3、规章制度。
4、文物或新增文物、资料清册，馆藏统计表。
5、检查评比及表彰材料。
6、承办的重要会议、重要活动等材料。
7、编篡材料及出版物、宣传册。
8、与校内外教学研究单位、文博机构件的交流与合作材料。
9、档案移交及档案鉴定销毁审批材料清册。
10、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
11、其它有保存价值的文件材料。
（十一）校地合作办公室、武陵山发展研究院
1、学校校地合作规划与实施办法。
2、校地合作领导小组工作计划、总结、记录本。
3、学校与武陵山片区签订的合作协议、开展的合作项目及取得的成果。
4、“走进武陵山”品牌活动材料。
5、“武陵山发展论坛”材料。
6、承办的重要会议、重要活动等材料。
7、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
8、其它有保存价值的文件材料。
（十二）资产经营公司
1、上级下发的相关文件。
2、工作计划、总结、会议记录。
3、机构成立、调整材料。
4、内部规章制度、管理工作中形成的材料。
5、编外聘用人员名册。
6、经济协作联合开发协议、合同等材料。
7、承办的重要会议、重要活动等材料。
8、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
9、其它有保存价值的文件材料。
（十三）校庆办
1、校庆文件材料
（1）计划、报告、批复、领导讲话及主要发言。
（2）请柬、来宾名单、签名册、留言、题词、贺信、贺电等。
2、其它有保存价值的文件材料。
五、相关学院
（一）国防教育学院
1、上级下发的有关国防教育的文件。
2、学校国防教育工作规划。
3、本单位工作计划、总结、报告。
4、军事理论教学计划及专业教学检查、调查材料及总结。
5、教师任课安排、教案。
6、学生军事技能训练工作计划、实施方案及总结材料。
7、学校开展国防教育活动材料。
8、国防教育硕士点建设和研究生培养教育相关材料。
9、学科、专业发展、专业建设重要工作材料
10、主要学术活动材料，承办重要会议、开展重要活动材料。
11、国防教育研究取得的成果。
12、教职工正式出版的著作。
13、本科生军事理论课程成绩单。
14、各类毕业生合影的纸质、电子照片。
15、获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
16、其它有保存价值的文件及需要归档的材料。
（二）继续教育学院
1、综合
（1）上级下达的有关继续教育工作的文件。
（2）学院工作规划、计划、总结、报告。
（3）上级部门教学检查、评估材料。
（4）继续教育工作的统计报表。
（5）承办的重要会议、活动材料。
（6）其它有保存价值的文件材料。
2、成人高等教育
（1）上级下达有关成教管理、招生计划、录取等相关文件。
（2）成教下发的各类文件通知等。
（3）成教函授站联合办学协议及检查材料等。
（4）成人高考录检表。
（5）成教新生入学名册。
（6）成教学生成绩卡。
（7）成教毕业生名册。
（8）毕业证明书名册。
3、高等教育自学考试
（1）上级下达有关自考管理、考试等相关文件。
（2）自考下发的各类文件通知等。
（3）自考助学点联合办学协议及检查材料等。
（4）自考新生入学名册。
（5）自考学生毕业成绩册。
（6）自考毕业生名册。
3、培训（含国培计划）
（1）上级下达有关培训、国培计划等相关文件材料。
（2）培训有关联合合作协议及检查材料。
（3）各类培训名册。
（三）民族预科教育学院（自存档）
1、上级下达的有关民族预科教育工作的文件。
2、学院教代会材料。
3、学院工作规划、总结、报告。
4、教师任课安排。
5、在编在岗教职工花名册。
6、预科在校学生花名册。
7、预科学生成绩。
8、预科结业班级合影的纸质、电子相片。
9、预科结业分流名单。
10、师生获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
11、其它需要归档的材料。
（四）其它学院（自存档）
1、本单位工作计划、总结、会议记录。
2、教学评估材料。
3、学院教代会材料。
4、学院学术委员会工作计划、总结。
5、专业教学检查、调查材料及总结。
6、教师任课安排、教案。
7、在编在岗教职工花名册。
8、学科、专业发展规划，重点学科、专业建设工作材料。
9、重要学术活动、重要会议材料。
10、教职工正式出版的著作。
11、与国内外单位合作材料。
12、优秀实习报告、本科生优秀毕业论文。
13、本科毕业生成绩单。
14、各类毕业生合影的纸质、电子相片。
15、师生获上级表彰的文件、证书、奖牌（杯）、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件。
16、其它需要归档的材料。
